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Guida Fatturazione Elettronica

Domande e risposte sulla fattura elettronica.

Cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato XML, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI) e da questo recapitato al soggetto ricevente come definito nel decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 7 marzo 2008. Istituita con la legge 244 del 24 dicembre 2007 è regolamentata con il decreto del 3 aprile 2013. Diviene obbligatoria per la Pubblica Amministrazione con il decreto legge numero 66 del 24 aprile 2014 che anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi verso le PA. Con il decreto legge numero 127/2015 la fatturazione elettronica è divenuta operativa a partire dal 1 gennaio 2017 anche tra privati.

Perché siamo costretti ad emettere fatture elettroniche?

Dal primo gennaio 2017 il Legislatore ha aperto il sistema, inizialmente finalizzato allo scambio di fatture elettroniche tra imprese e PA, anche agli scambi tra soli privati. L’obiettivo del Legislatore italiano, condiviso dalla Commissione Europea, è quello di agevolare e promuovere la diffusione della fattura elettronica nell’intero sistema economico. La volontà del Legislatore è quindi quella di promuovere la trasformazione digitale del Paese, aumentare il gettito IVA e semplificare la relazione tra imprese e Amministrazione Finanziaria.
Dal 1° gennaio 2019, l’obbligo per la fatturazione elettronica scatta anche per le operazioni effettuate nei confronti dei privati consumatori. È quanto ha previsto la legge di Bilancio 2018, che ha introdotto con la medesima decorrenza l’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica per tutte le cessioni di beni o prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI). L’invio della fattura al SdI può avvenire direttamente da parte del fornitore o per il tramite di un intermediario, ferma restando la responsabilità in capo al fornitore stesso. Pertanto, i contribuenti sono tenuti ad adeguare i propri sistemi informativi aziendali al fine di inviare e ricevere fatture elettroniche in formato .XML, attraverso il Sistema di Interscambio. In termini operativi, dal 1° gennaio 2019, le fatture elettroniche dovranno essere: - convertite in formato .XML, in conformità al tracciato di cui al D.M. 3 aprile 2013, n. 55; - firmate digitalmente all’origine; - spedite alla controparte attraverso il Sistema di Interscambio. - Conservate a norma per 10 anni.

Quando è divenuta obbligatoria la fattura elettronica?

Legge numero 244 del 24 dicembre 2007,(Legge finanziaria 2008) (Gazzetta Ufficiale numero 300 del 28 dicembre 2007) come modificata dal Decreto Legislativo 201 del 2011. Istituisce l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA. Decreto 7 marzo 2008, individua il gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica; articolo 1, comma 212 della legge numero 244 del 2007 (Gazzetta Ufficiale numero 103 del 3 maggio 2008). Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66. Misure urgenti per la competitività e la giustizia sociale (art 25). Il decreto anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazione elettronica. verso la Pubblica Amministrazione.

Che differenza c’è tra fattura cartacea e fattura elettronica?

La fattura è il principale strumento di rappresentazione documentale di un’operazione commerciale, nonché il documento fondamentale ai fini del funzionamento della disciplina Iva. L’obbligo normativo della sua emissione quindi risponde all’esigenza di creare sia un titolo che legittima l’addebito dell’imposta che la corrispondente detrazione. Prima dell’avvento di Internet lo scambio di documenti avveniva tramite posta tradizionale, successivamente tramite posta elettronica. La fattura elettronica è un documento che può non essere mai materializzato, lungo tutto il ciclo di vita, dalla sua emissione fino alla sua conservazione obbligatoria. Si tratta quindi di un vero e proprio documento informatico che, per essere considerato rilevante ai fini civilistici e fiscali, deve possedere alcuni essenziali requisiti: Autenticità dell’origine, integrità del contenuto, leggibilità.

Quando si ritiene emessa la fattura elettronica?

La data di emissione di una fattura è individuata dall’articolo 21, comma 1 Dpr 633/1972: “la fattura cartacea o elettronica si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente”.

Cosa si intende per Conservazione Sostitutiva a Norma?

Il processo di conservazione ha come obiettivo rendere un documento, sia esso informatico che analogico, non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Esso è regolato dal Dm 3 dicembre 2013 che dispone le regole tecniche in materia di conservazione e dal Dm 17 giugno 2014 che da disposizioni sulla conservazione di documenti informatici rilevanti ai fini delle normative tributarie (Registri contabili, Fatture, Parcelle, Note di Credito…)

Come devo conservare le fatture elettroniche e gli altri documenti IVA?

La conservazione sostitutiva a norma di legge comprende un insieme di procedure informatiche che garantiscono nel tempo l’integrità e validità dei documenti emessi, archiviati e conservati digitalmente. In questo modo una fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale. Il Dm 17 giugno 2014 individua all’articolo 2 gli obblighi da osservare per la formazione, l’emissione, la memorizzazione, l’esibizione e la conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini IVA. Precisiamo che il mancato rispetto anche solamente di uno dei requisiti rende il documento informatico non valido ai fini tributari. Per una conservazione a norma occorre apporre sul file la marca temporale (che identifica data e orario di creazione del file elettronico) e la firma digitale (per garantire la paternità di chi ha redatto la fattura). Per le fatture cartacee l’emissione si aveva con la consegna del documento al committente, con una fattura elettronica l’emissione avviene con la trasmissione del documento attraverso Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che a sua volta lo invia al committente. Successivamente si potrà archiviare il documento che dovrà essere disponibile nel tempo in tutta la sua integrità.

Chi è responsabile della conservazione?

L’Agenzia delle Entrate, con circolare 6 dicembre 2006, n. 36, punto 7.4, ha indicato che “il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo; nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente”.

Imposta di bollo sui documenti informatici?

L’articolo 6 del Dm 17 giugno 2014 è dedicato all’imposta di bollo sui documenti informatici, che vista l’immaterialità dei documenti stessi, dovrà evidentemente essere assolta in modo virtuale. L’imposta è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse e si applica ai libri di cui l’articolo 2214, comma 1, del codice civile , nonché ogni altro registro, se bollato e vidimato nei modi di cui agli articoli 2215 e 2216 del codice civile. L’imposta dovrà essere versata a consuntivo, con modalità telematiche a mezzo pagamento unificato F24, in unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Cos’è la Firma Elettronica qualificata?

Il Cad (Codice dell'Amministrazione Digitale)all’articolo 1, lettere q), q-bis), r), s), individua e disciplina quattro diverse tipologie di firma elettronica: firma elettronica, firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata, firma digitale. La Firma Elettronica qualificata è ritenuta dal legislatore idonea a garantire l’integrità e l’immodificabilità della fattura elettronica. E’ costituita da un dispositivo (smart card o chiavetta USB) che contiene un certificato digitale di sottoscrizione, tramite il quale il titolare può firmare digitalmente i propri documenti. Essa garantisce l’identità del sottoscrittore, assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione e assicura validità legale al documento firmato.

Cos’è il Codice Destinatario?

è un codice di 7 caratteri alfanumerici attribuito dal Sistema di Interscambio ai soggetti che hanno in essere un canale di ricezione accreditato e che, per conto del cessionario/committente provvedono a ricevere la fattura elettronica dal SdI e ad inviarla al destinatario finale. Viene inserito nel campo CodiceDestinatario durante la compilazione della fattura elettronica.

L’obbligo di fattura elettronica è valido anche per i privati privi di partita IVA?

Si, l’obbligo riguarderà i consumatori finali non in possesso di partita IVA oltre che le imprese.

I privati che non sono in possesso di partita IVA come potranno ricevere le fatture elettroniche?

Potranno riceverle sulla PEC (posta elettronica certificata), se ne sono in possesso comunicando l’indirizzo al cedente/prestatore del bene o servizio acquistato che lo inserirà nel campo PEC destinatario al momento della compilazione della fattura, altrimenti se il campo PEC rimarrà vuoto ed il codice destinatario valorizzato con “0000000” saranno rese disponibili a questi ultimi dall’Agenzia delle Entrate nel cassetto fiscale del consumatore.

Le imprese in regime forfettario o agevolato sono obbligate ad emettere fatture elettroniche tramite SDI?

Le imprese in regime forfettario o agevolato, anche se non sono obbligate ad emettere fatture elettroniche, possono decidere di farlo comunque.

Cosa devo fare se il mio fornitore continua ad inviare fatture cartacee o in PDF nonostante l’obbligo?

in questo caso dovrà essere il cessionario/committente ad emettere le fatture ricevute in formato analogico sotto forma di autofattura elettronica ed inviarle al SDI. Solo in questo modo potrà procedere alla detrazione dell’IVA e alla deduzione del costo fatturato, evitando le sanzioni di cui all’art. 6 comma 8 del Decreto Legislativo 18 dicembre 1997 n. 471.

Dopo il 1° gennaio 2019 il mancato invio delle fatture tramite SDI comporterà l’applicazione di sanzioni?

A partire dal primo gennaio 2019, le fatture dovranno essere inviate esclusivamente in formato elettronico, tramite SDI (vi sono alcune soggetti esclusi, quali i regimi minimi e forfettari) e in caso di mancato rispetto dell’obbligo, l’art. 1 comma 909, della Legge di Bilancio sancisce che: “In caso di emissione di fattura, tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, con modalità diverse da quelle previste dal comma 3, la fattura si intende non emessa e si applicano le sanzioni previste dall'articolo 6 del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471.”

Per numerare le fatture elettroniche devo creare un sezionale a parte?

Per garantire una corretta tenuta contabile, la presenza contemporanea di fatture cartacee ed elettroniche richiede che vengano istituiti sezionali differenti in quanto ciascuna tipologia segue la propria numerazione. La creazione di un apposito sezionale IVA coniuga, da un lato, le esigenze di una corretta conservazione digitale, dall’altro, evita di dover conservare digitalmente anche le fatture cartacee.

Come si potranno gestire le note di variazione per le fatture elettroniche?

Non esiste la procedura che consenta l’emissione delle note di variazione a cura del destinatario dei beni o committente, con riferimento a una fattura di acquisto. Per le fatture elettroniche la rettifica può essere fatta soltanto da chi l’ha emessa, emettendo una nota di credito o una nota di debito.

Per le fatture da e verso l’estero ci sono procedure particolari da fare?

Per le operazioni effettuate da e verso operatori esteri l’articolo 1, comma 909 della Legge di Bilancio 2018, ha disposto l’obbligo di comunicare i dati delle fatture alla Agenzia delle Entrate entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di emissione o ricezione della fattura (comunicazione dati operazioni transfrontaliere). Comunque, la fattura emessa verso operatori esteri potrà essere mandata al SdI nel formato elettronico xml e il campo ‘Codice Destinatario’ dovrà essere compilato inserendo il codice convenzionale “XXXXXXX”, senza determinare lo scarto del documento. In questo caso viene meno dell’obbligo di trasmissione dei dati e la fattura stessa non sarà recapitata al cliente dal SDI. L’inoltro al SDI in formato XML ha il solo fine di assolvere all’adempimento fiscale. Per quanto riguarda, invece, le fatture di acquisto estere sarà necessario continuare ad effettuare la comunicazione mensile dei dati delle operazioni transfrontaliere.

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